سياسة الشراءات وطلبات العروض

1. الغرض ومجال التطبيق

تحكم هذه السياسة كل اقتناء يتم بأموال المعهد، بما فيها أموال الممولين: السلع والتجهيزات والخدمات والاستشارات والترجمة والطباعة والقاعات والخدمات اللوجستية والتدقيق والخدمات المهنية. وتنطبق على مجلس الإدارة والإدارة التنفيذية والعاملين وأعضاء اللجان وكل من يُعدّ أو يوافق على اقتناء لفائدة الإنشاء التونسي لدراسات السلام والصراع.

ولا تشمل الانتداب ولا الزمالات ولا التربصات ولا التطوع، فلها سياساتها الخاصة. أما المنح للشركاء واختيار الشركاء فتحكمهما سياسة الشراكات والعناية الواجبة.

2. التعريفات

• طلب العروض (ط ع ر/س س): دعوة منشورة لتقديم عروض فنية ومالية وفق معايير معلنة.
• الدعوة إلى إبداء الاهتمام (د إ ا/س س): دعوة منشورة موجهة إلى مؤسسات أو خبراء للتعبير عن اهتمامهم ومؤهلاتهم، تُستعمل لإعداد قائمة مضيّقة أو سجل.
• طلب الأسعار: طلب كتابي يُوجَّه إلى عدة مزوّدين للحصول على أسعار لحاجة موصوفة بوضوح.
• لجنة التقييم: ثلاثة أشخاص على الأقل، لا تضارب مصالح لديهم، يتثبتون من العروض ويسندون لها الأعداد.
• تسجيل المزوّد أو المستشار: إدراج في سجل المعهد عبر حساب لديه؛ ولا يعد بأي طلبية.
• الطرف ذو الصلة: بالمعنى الوارد في سياسة تضارب المصالح المصادق عليها.

3. المبادئ

المعهد منظمة خاصة غير ربحية، وهو غير ملزم بالأمر الحكومي الذي ينظم الصفقات العمومية، لكنه يتبع مبادئه في الشفافية والمنافسة والمساواة في المعاملة، إلى جانب قواعد ممولّيه.

• الشفافية: تبيّن الإعلانات الموضوع والقواعد والوثائق والمعايير وآخر أجل؛ وتُدوَّن النتائج.
• المنافسة: متى سمحت طبيعة الاقتناء وحجمه، يُدعى عدة مزوّدين وتُقارَن عروضهم على الأساس نفسه.
• المساواة في المعاملة: المعلومات والآجال والمعايير نفسها للجميع؛ ولا تتغير القواعد إلا بإعلان يُوجَّه إلى الكل.
• القيمة المضافة للرسالة: أفضل قيمة إجمالية (الجودة والملاءمة والكلفة والمخاطر) لا أدنى سعر فحسب.
• النزاهة: لا تُعرض ولا تُقبل هدية أو رشوة أو منفعة غير مشروعة.
• المساءلة: يُعلَّل كل قرار كتابيًا ويُحفظ في الملف.

4. القواعد والإجراءات

يشرف المجلس، وتتولى الإدارة التنفيذية تسيير الشراءات والإمضاء. ويستوجب كل التزام بالإنفاق أو اقتناء أو عقد أو مصاريف ثلاثة إمضاءات مختلفة: الرئيس أو المدير التنفيذي؛ وأمين المال أو المسؤول المالي؛ وكبير المسؤولين المعني. ولا يمضي أحد مرتين ولا يمضي على طلبه الخاص. ويُمنع تجزئة اقتناء للتحايل على سقف. ولا يتم الدفع إلا من أشخاص مخوَّلين بعد التأكد من التسليم.

تتوقف الطريقة على القيمة والاستعجال ومتطلبات الممولين وتُبيَّن في كل إعلان. ولم تُحدَّد السقوف بعد.

• الحاجة: يحرّر العون الطالب الحاجة والمواصفات ويتثبت من الميزانية ويمضي.
• الإعلان: تنشر الإدارة التنفيذية الدعوة أو ترسل طلب الأسعار؛ وتُطلب التوضيحات كتابيًا ويُجاب عنها لكل المهتمين دون ذكر اسم السائل.
• الاستلام والفتح: تُستلم العروض بالوسيلة المبيّنة؛ ولا تُفتح العروض المتأخرة؛ ويُدوَّن وقت الاستلام.
• التقييم: تتثبت اللجنة من المطابقة وتسند الأعداد وفق المعايير المنشورة؛ ويمكن أن يُطلب من المتقدمين توضيح عروضهم لا تغييرها.
• القرار: يُصادق على التوصية بثلاثة إمضاءات؛ ويُعلَم كل المتقدمين كتابيًا، وعند الطلب بمواطن القوة والضعف في عرضهم.
• مدة التريّث: فترة قصيرة مبيّنة في الإعلان قبل الإمضاء يمكن خلالها للمتقدم الاعتراض.
• العقد: عقد مكتوب أو أمر شراء يحدد الموضوع والمخرجات والجدول الزمني وشروط الدفع وبنود النزاهة وحماية المعطيات.
• التسليم والدفع: يُتثبَّت من التسليم مقارنةً بالعقد قبل الإذن بالدفع.

5. الأدوار والمسؤوليات

6. حقوق المزوّدين والمتقدمين وواجباتهم

المزوّدون والمستشارون أشخاص بالغون أو كيانات مكوّنة قانونًا. ولهم الحق في المعلومات نفسها التي تُمنح لغيرهم من المتقدمين، وفي طرح الأسئلة ومعرفة النتيجة وتعليل كتابي عند الطلب والاعتراض على قرار وسرية وثائقهم ومعطياتهم. ولا يعد التسجيل أو إبداء الاهتمام بطلبية ولا بعقد ولا باختيار.

وعليهم تقديم وثائق صحيحة والتصريح بأي صلة بعاملي المعهد واحترام بنود النزاهة والسرية والامتناع عن الاتصال بأعضاء اللجنة أثناء التقييم والتسليم وفق العقد. ويؤدي التصريح الكاذب أو التواطؤ أو محاولة الرشوة إلى الإقصاء وعند الاقتضاء إلى إبلاغ السلطات.

7. الإطار القانوني

هذه معلومات عامة وليست استشارة قانونية؛ يُرجى التثبت من النص الجاري به العمل قبل الاعتماد عليها.

• المرسوم عدد 88 لسنة 2011 المتعلق بتنظيم الجمعيات: على المعهد مسك محاسبة وسجلات شفافة واحترام قواعد التمويل العمومي والأجنبي.
• الأمر المنظم للصفقات العمومية الخاص بالهياكل العمومية: المعهد غير ملزم به لكنه يتبع مبادئه في الشفافية والمنافسة والمساواة في المعاملة، وقواعد ممولّيه.
• مجلة الالتزامات والعقود: عقود الشراء عقود تُنفَّذ بحسن نية.
• القانون عدد 83 لسنة 2000 المتعلق بالمبادلات والتجارة الإلكترونية: العروض والإمضاءات والأرشيف الإلكتروني.
• القانون عدد 10 لسنة 2017 المتعلق بالإبلاغ عن الفساد وحماية المبلّغين: لكل شخص أن يُبلّغ عن فساد مشتبه به في إجراء ما وهو محمي.
• القانون الأساسي عدد 26 لسنة 2015 كما نُقّح بالقانون الأساسي عدد 9 لسنة 2019: العناية الواجبة تجاه الأموال والأطراف المتعاقدة لمنع تمويل الإرهاب وتبييض الأموال.
• القانون الأساسي عدد 63 لسنة 2004 المتعلق بحماية المعطيات الشخصية: معطيات المتقدمين والمزوّدين.
• القانون عدد 36 لسنة 1994 المتعلق بالملكية الأدبية والفنية: الحقوق على الأعمال المكلَّف بها.

8. حماية المعطيات وحفظ الملفات

تُعالج معطيات المزوّدين والمتقدمين وفق القانون الأساسي عدد 63 لسنة 2004، وتصريح المعهد لدى الهيئة الوطنية لحماية المعطيات الشخصية قيد الإنجاز. ولا تُجمع إلا المعطيات اللازمة للإجراء، وتبقى العروض سرية إلى حين الإسناد. ويُحفظ ملف كامل لكل اقتناء: الحاجة والإعلان والعروض وتصاريح اللجنة ومحاضرها والقرار والإمضاءات والعقد والتسليم والدفع. مدة الحفظ: [المدة يحددها المجلس بعد التصريح لدى الهيئة]، مع مراعاة المدة الأطول التي يقتضيها المرسوم عدد 88 لسنة 2011 واتفاقيات التمويل.

المسؤول عن المعالجة: الإنشاء التونسي لدراسات السلام والصراع (TIPCS)، مقرّه الاجتماعي نهج محمود بورقيبة، المنستير 5000، تونس؛ للاتصال: Contact@tipcs.org. وفق القانون الأساسي عدد 63 لسنة 2004، يمكنكم طلب إعلامكم بكيفية استعمال بياناتكم والاطلاع عليها وتصحيحها والاعتراض على معالجتها وطلب حذفها، في حدود ما يقرّه هذا القانون، بالكتابة إلى Contact@tipcs.org. وإن لم يُرضِكم ردّنا فلكم التظلّم لدى الهيئة الوطنية لحماية المعطيات الشخصية (INPDP): www.inpdp.nat.tn.

9. الحماية وتضارب المصالح ومكافحة الفساد وقواعد الممولين

تنطبق السياسات المصادق عليها في تضارب المصالح ومكافحة الاحتيال والنزاهة والعقوبات والعناية الواجبة والحماية. ويصرّح كل من يشارك في الإجراء كتابيًا بأي صلة بمتقدم قبل الاطلاع على العروض وينسحب إن وُجدت؛ وتتطلب الشراءات من أطراف ذات صلة موافقة مسبقة من المجلس دون حضور الشخص المعني. ولا تُقبل هدية أو ضيافة من متقدم. ويُفحص المزوّدون وفق قواعد العناية الواجبة (القانون الأساسي عدد 26 لسنة 2015 كما نُقّح). وتتضمن العقود بنودًا في النزاهة والحماية وحماية المعطيات.

وإذا فرضت اتفاقية تمويل قواعد أشد صرامة في الشراء أو الأهلية أو الظهور أو التدقيق، طُبّقت على المشروع المعني إضافةً إلى هذه السياسة، وطُلبت موافقة الممول المسبقة عند الاقتضاء.

10. التظلمات والإبلاغ عن الانتهاكات

للمتقدم الاعتراض كتابيًا على قرار خلال مدة التريّث عبر Contact@tipcs.org مع ذكر مرجع الإعلان. ويُنظر في الاعتراض شخص غير مشارك في الإجراء ويجيب كتابيًا. ولكل شخص الإبلاغ بسرّية عن مخالفة مشتبه بها إلى Contact@tipcs.org بعنوان «CONFIDENTIAL – Concern». وتنطبق سياسة الإبلاغ والتظلمات المصادق عليها، ويحمي القانون عدد 10 لسنة 2017 الإبلاغ بحسن نية.

11. مراجعة السياسة وتسيير الإصدارات

يراجع المجلس السياسة مرة في السنة على الأقل اعتمادًا على تقرير نقطة الاتصال للشراءات وملاحظات المدقق الخارجي. ويحمل كل إصدار رقمًا وتاريخًا. الإصدار: مشروع 1.0، 8 نوفمبر 2026.