سياسة الشراكات والعناية الواجبة

1. الغرض ونطاق التطبيق

تحدد هذه السياسة القواعد التي يقترح بموجبها المعهد التونسي للسلم ودراسات النزاعات الشراكات ومذكرات التفاهم وغيرها من ترتيبات التعاون مع المؤسسات والجمعيات والشركات والهيئات العمومية والممولين، ويقيّمها ويبرمها وينفذها وينهيها.

وتسري على مجلس الإدارة والإدارة التنفيذية ورؤساء الأقسام والموظفين والمتطوعين وكل من يتحدث باسم المعهد. وهي تكمّل السياسات المصادق عليها بشأن العقوبات والعناية الواجبة وتضارب المصالح ومكافحة الاحتيال والنزاهة دون أن تعيد صياغتها.

2. التعريفات

• الشريك: منظمة تتعاون مع المعهد في البحث أو التكوين أو الفعاليات أو الخدمات أو التمويل بموجب اتفاق كتابي.
• مذكرة التفاهم: بيان نوايا مكتوب يؤطر التعاون، ولا ينشئ التزامًا بالإنفاق ما لم تنص عليه صراحة ويتم توقيعها وفق القسم 4.
• العناية الواجبة: تحريات موثقة حول الهوية والوضع القانوني والسمعة ومصدر الأموال والتعرض للعقوبات وتضارب المصالح، تُجرى قبل الشراكة وأثناءها.
• الظهور دون تزكية: عرض اسم الشريك أو شعاره إقرارًا بالتعاون دون الإيحاء بأن المعهد يزكّي منتجاته أو آراءه أو توجهاته السياسية.
• تُربط أنواع الشركاء بفئات العضوية في المعهد: جمعية تونسية، منظمة مجتمع مدني دولية، عضو مؤسسي، شريك، ومتبرع (انظر دليل العضوية).

3. المبادئ

• الاستقلالية: لا يوجه أي شريك أو ممول أو سلطة عمومية نتائج بحوث المعهد أو منشوراته أو خياراته البرامجية.
• الحياد الحزبي: لا يدخل المعهد في شراكة لدعم حزب أو مرشح أو حملة سياسية.
• لا شراكة قبل التوقيع: لا استعمال للشعار ولا إعلان مشترك ولا التزام بفعالية ولا تحويل أموال قبل توقيع الاتفاق الكتابي.
• الشفافية: تُسجَّل الشراكات ومصادر التمويل وتُعلن وفق ما يقتضيه القانون ويقرره المجلس.
• التناسب: تكون الضوابط أخف في التعاون محدود المخاطر وأشد حيثما يتعلق الأمر بأموال أو بسلامة الأشخاص أو بالمعطيات أو بالسمعة.

4. القواعد والإجراءات

يشرف المجلس وتدير الإدارة التنفيذية وتوقّع. المراحل:

• الاقتراح: يقدّم رئيس قسم أو عضو ورقة من صفحة واحدة تبيّن الغرض ونوع الشريك والفائدة المتوقعة وأي مبالغ معنية وأي صلة للمقترح بالشريك.
• الفرز: تجري الإدارة التنفيذية العناية الواجبة (الهوية والتسجيل والحوكمة ومصادر التمويل وقوائم العقوبات والصحافة والسمعة وتضارب المصالح) وتسجّل النتيجة ومستوى الخطر.
• المراجعة: توصي الإدارة التنفيذية؛ ويجوز لها الموافقة على مذكرات التفاهم محدودة الخطر دون أموال وإبلاغ المجلس بها؛ أما أي اتفاق يتضمن أموالًا أو تبادل معطيات أو حصرية فيُعرض على المجلس.
• الصياغة: يحدد الاتفاق الأدوار والمدة والملكية الفكرية وحماية المعطيات وحماية الأشخاص وقواعد الظهور والإنهاء وتسوية النزاعات، ويراجعه المستشار القانوني للمعهد.
• التوقيع: يتطلب أي إنفاق ثلاثة توقيعات مختلفة: الطالب وصاحب الميزانية والموقّع المعيَّن من المجلس. ولا يجوز الإعلان عن الشراكة إلا بعد ذلك.
• المتابعة: يقدّم المسؤول المرجعي تقريرًا مرة في السنة على الأقل، ويُحفظ الملف مع الاتفاق.

5. الأدوار والمسؤوليات

• مجلس الإدارة: يصادق على السياسة، ويوافق على الشراكات التي تتضمن أموالًا أو تبادل معطيات أو حصرية أو مخاطر مرتفعة، ويتلقى سنويًا قائمة الشركاء.
• الإدارة التنفيذية: تجري العناية الواجبة وتتفاوض وتوقّع في حدود التفويض وتمسك سجل الشراكات.
• رؤساء الأقسام: يقترحون الشراكات ويتولون المرجعية فيها.
• المستشار القانوني: يراجع الاتفاقات عند الطلب.
• الجميع: يصرّحون بتضارب المصالح ويبلّغون عن مخاوفهم.

6. حقوق الشريك والتزاماته

يجب أن يكون الشريك منظمة مشروعة يقودها بالغون، ويجوز أن تُطلب منه وثائق، وعليه أن يفصح عن ممولّيه عند الاقتضاء، وأن يحترم استقلالية المعهد وقواعده في حماية الأشخاص والمعطيات، وألا يقدّم نفسه متحدثًا باسم المعهد. وله الحق في اتفاق كتابي واضح، وفي معرفة أسباب الرفض بصفة عامة، وفي إنهاء التعاون وفق شروط الاتفاق. والظهور متبادل ويُقرّ كتابيًا، ولا يعني أبدًا تزكية أو اعتمادًا أو نتيجة تعترف بها دولة.

7. الإطار القانوني

• المرسوم عدد 88 لسنة 2011 المؤرخ في 24 سبتمبر 2011 المتعلق بتنظيم الجمعيات: المعهد جمعية، ويجب أن يكون تمويله شفافًا وموثقًا محاسبيًا، وإن كان أجنبيًا فيُعالج ويُصرَّح به وفق ما يقتضيه هذا النص. يُراجع النص الجاري به العمل قبل الاعتماد على هذا الحكم.
• القانون الأساسي عدد 26 لسنة 2015 المؤرخ في 7 أوت 2015 المتعلق بمكافحة الإرهاب ومنع غسل الأموال، كما نُقّح بالقانون الأساسي عدد 9 لسنة 2019 المؤرخ في 23 جانفي 2019: على المعهد أن يعرف شركاءه وممولّيه ومصدر الأموال.
• القانون الأساسي عدد 63 لسنة 2004 المؤرخ في 27 جويلية 2004 المتعلق بحماية المعطيات الشخصية: يتطلب أي تبادل لمعطيات مع شريك أساسًا مشروعًا وبندًا كتابيًا.
• مجلة الالتزامات والعقود: اتفاقات الشراكة عقود يجب أن تكون واضحة ومشروعة وموقّعة من أشخاص مخولين.
• القانون عدد 83 لسنة 2000 المؤرخ في 9 أوت 2000 المتعلق بالمبادلات والتجارة الإلكترونية: يجوز استعمال الإمضاء الإلكتروني متى أذن المجلس بذلك.
• القانون عدد 10 لسنة 2017 المؤرخ في 7 مارس 2017 المتعلق بالإبلاغ عن الفساد وحماية المبلّغين.

8. حماية المعطيات الشخصية

تتضمن ملفات الشراكة معطيات شخصية لجهات الاتصال والموقّعين. ولا يجمع المعهد إلا ما يلزم، ويستعمله لغرض الشراكة، ولا يتبادله إلا بموجب بند كتابي، ويحترم القانون الأساسي عدد 63 لسنة 2004. وتصريح المعهد لدى الهيئة الوطنية لحماية المعطيات الشخصية قيد الإنجاز. مدة الحفظ: [مدة يحددها المجلس بعد التصريح لدى الهيئة]. وتتطلب نقل المعطيات إلى الخارج أساسًا مشروعًا وضمانة في الاتفاق.

المسؤول عن المعالجة: الإنشاء التونسي لدراسات السلام والصراع (TIPCS)، مقرّه الاجتماعي نهج محمود بورقيبة، المنستير 5000، تونس؛ للاتصال: Contact@tipcs.org. وفق القانون الأساسي عدد 63 لسنة 2004، يمكنكم طلب إعلامكم بكيفية استعمال بياناتكم والاطلاع عليها وتصحيحها والاعتراض على معالجتها وطلب حذفها، في حدود ما يقرّه هذا القانون، بالكتابة إلى Contact@tipcs.org. وإن لم يُرضِكم ردّنا فلكم التظلّم لدى الهيئة الوطنية لحماية المعطيات الشخصية (INPDP): www.inpdp.nat.tn.

9. الأموال الواردة من الخارج وحماية الأشخاص وعدم التمييز وتضارب المصالح

لا تُقبل الأموال الواردة من الخارج إلا من مصادر مشروعة ومعلومة، وتُقبض في الحساب البنكي الخاص بالمعهد وتُدرج في محاسبته وتُعلن وفق ما يقتضيه المرسوم عدد 88 لسنة 2011 وسياسة العقوبات والعناية الواجبة. ويرفض المعهد الأموال مجهولة المصدر أو المقترنة بشروط تمس استقلاليته. وعلى الشركاء الذين يعملون مع أشخاص تطبيق معايير حماية لا تقل صرامة عن معايير المعهد، وألا يُشركوا قصّرًا في أنشطته، وألا يميّزوا. وعلى كل من له مصلحة شخصية أو مالية أو سياسية لدى شريك أن يصرّح بها وينسحب من القرار.

10. إنهاء الشراكة والشكاوى والإبلاغ

يجوز للمعهد تعليق الشراكة أو إنهاؤها بقرار معلَّل كتابيًا إذا أخلّ الشريك بالاتفاق، أو ورد في قائمة عقوبات، أو أضرّ باستقلالية المعهد أو سمعته، أو خالف قواعد الحماية أو المعطيات. ويترتب على الإنهاء توقف كل استعمال للأسماء والشعارات مع مراعاة أحكام التصفية الواردة في الاتفاق، ويُحفظ محضر ختم. وتُوجَّه الشكاوى والمخاوف المتعلقة بالشراكة إلى Contact@tipcs.org، وللمسائل السرية يُستعمل العنوان “CONFIDENTIAL – Concern”. ويتمتع المبلّغون بالحماية كما ينص القانون عدد 10 لسنة 2017، وتسري سياسة الإبلاغ والشكاوى المصادق عليها.

11. مراجعة السياسة وإدارة الإصدارات

يراجع المجلس هذه السياسة مرة في السنة على الأقل. ويحمل كل إصدار رقمًا وتاريخًا، وتُؤرشف الإصدارات المستبدلة. للتواصل: Contact@tipcs.org.