Politique de partenariat et de diligence raisonnable

1. Objet et champ d’application

La présente politique fixe les règles selon lesquelles le TIPCS, Institut tunisien pour la paix et les études des conflits, propose, évalue, conclut, exécute et met fin aux partenariats, protocoles d’accord et autres arrangements de coopération avec des institutions, associations, entreprises, organismes publics et bailleurs.

Elle s’applique au Conseil d’administration, à l’administration exécutive, aux responsables de département, au personnel, aux bénévoles et à toute personne qui s’exprime au nom du TIPCS. Elle complète les politiques ratifiées sur les sanctions et la diligence raisonnable, les conflits d’intérêts et la lutte contre la fraude et pour l’intégrité, sans les réécrire.

2. Définitions

• Partenaire : organisation qui coopère avec le TIPCS en matière de recherche, de formation, d’événements, de services ou de financement, en vertu d’un accord écrit.
• Protocole d’accord : déclaration d’intention écrite qui encadre la coopération ; il ne crée aucun engagement de dépense sauf mention expresse et signature conforme à la section 4.
• Diligence raisonnable : vérifications documentées sur l’identité, le statut juridique, la réputation, l’origine des fonds, l’exposition aux sanctions et les conflits d’intérêts, avant et pendant le partenariat.
• Visibilité sans cautionnement : affichage du nom ou du logo d’un partenaire pour reconnaître la coopération, sans laisser entendre que le TIPCS cautionne ses produits, ses opinions ou sa politique.
• Les types de partenaires sont reliés aux catégories d’adhésion du TIPCS : association tunisienne, OSC internationale, membre institutionnel, partenaire et bienfaiteur (voir le catalogue d’adhésion).

3. Principes

• Indépendance : aucun partenaire, bailleur ou autorité publique ne dirige les résultats de recherche, les publications ou les choix de programme du TIPCS.
• Neutralité partisane : le TIPCS ne s’associe pas pour soutenir un parti, un candidat ou une campagne politique.
• Aucun partenariat avant signature : ni usage de logo, ni annonce commune, ni engagement d’événement, ni transfert de fonds avant la signature de l’accord écrit.
• Transparence : les partenariats et sources de financement sont consignés et divulgués comme l’exigent la loi et le Conseil.
• Proportionnalité : les contrôles sont plus légers pour une coopération à faible risque et renforcés lorsque des fonds, la sécurité de personnes, des données ou la réputation sont en jeu.

4. Règles et procédure

Le Conseil supervise ; l’administration exécutive gère et signe. Étapes :

• Proposition : un responsable de département ou un membre soumet une fiche d’une page indiquant l’objet, le type de partenaire, l’avantage attendu, tout montant en jeu et tout lien avec l’auteur de la proposition.
• Examen préalable : l’administration exécutive mène la diligence raisonnable (identité, enregistrement, gouvernance, sources de financement, listes de sanctions, presse et réputation, conflits d’intérêts) et consigne le résultat et le niveau de risque.
• Décision : l’administration exécutive recommande ; les protocoles à faible risque sans fonds peuvent être approuvés par elle et signalés au Conseil ; tout accord comportant des fonds, un partage de données ou une exclusivité va au Conseil.
• Rédaction : l’accord précise les rôles, la durée, la propriété intellectuelle, la protection des données, la protection des personnes, les règles de visibilité, la résiliation et le règlement des différends, et est revu par le conseil juridique du TIPCS.
• Signature : toute dépense exige trois signatures différentes : le demandeur, le gestionnaire du budget et le signataire désigné par le Conseil. Le partenariat ne peut être annoncé qu’ensuite.
• Suivi : la personne référente rend compte au moins une fois par an ; le dossier est conservé avec l’accord.

5. Rôles et responsabilités

• Conseil d’administration : approuve la politique, approuve les partenariats comportant des fonds, un partage de données, une exclusivité ou un risque élevé, et reçoit chaque année la liste des partenaires.
• Administration exécutive : mène la diligence raisonnable, négocie, signe dans la limite de sa délégation, tient le registre des partenariats.
• Responsables de département : proposent les partenariats et en sont les référents.
• Conseil juridique : revoit les accords sur demande.
• Chacun : déclare ses conflits d’intérêts et signale ses préoccupations.

6. Droits et obligations du partenaire

Le partenaire doit être une organisation licite dirigée par des adultes, peut se voir demander des documents, doit révéler ses propres bailleurs lorsque cela est pertinent, doit respecter l’indépendance du TIPCS ainsi que ses règles de protection des personnes et des données, et ne doit pas se présenter comme parlant au nom du TIPCS. Il a droit à un accord écrit clair, à connaître en termes généraux les motifs d’un refus et à mettre fin à la coopération selon les termes de l’accord. La visibilité est réciproque et approuvée par écrit ; elle n’implique jamais cautionnement, accréditation ou résultat reconnu par un État.

7. Cadre juridique

• Décret-loi n° 2011-88 du 24 septembre 2011 portant organisation des associations : le TIPCS est une association ; son financement doit être transparent, comptabilisé et, s’il est étranger, traité et déclaré comme ce texte l’exige. Vérifier le texte en vigueur avant de s’y fier.
• Loi organique n° 2015-26 du 7 août 2015 relative à la lutte contre le terrorisme et la répression du blanchiment d’argent, modifiée par la loi organique n° 2019-9 du 23 janvier 2019 : le TIPCS doit connaître ses partenaires et bailleurs et l’origine des fonds.
• Loi organique n° 2004-63 du 27 juillet 2004 portant sur la protection des données à caractère personnel : tout partage de données avec un partenaire exige une base licite et une clause écrite.
• Code des obligations et des contrats : les accords de partenariat sont des contrats, qui doivent être clairs, licites et signés par des personnes habilitées.
• Loi n° 2000-83 du 9 août 2000 relative aux échanges et au commerce électroniques : la signature électronique peut être utilisée lorsque le Conseil l’autorise.
• Loi n° 2017-10 du 7 mars 2017 portant sur le signalement des faits de corruption et la protection des lanceurs d’alerte.

8. Protection des données

Les dossiers de partenariat contiennent des données personnelles de personnes de contact et de signataires. Le TIPCS ne collecte que le nécessaire, les utilise pour le partenariat, ne les partage que sur la base d’une clause écrite et respecte la loi organique 2004-63. La déclaration du TIPCS à l’INPDP est en cours. Conservation : [durée à fixer par le Conseil après la déclaration à l’INPDP]. Les transferts de données à l’étranger exigent une base licite et une garantie dans l’accord.

Responsable du traitement : Institution Tunisienne pour les Études de la Paix et de Conflit (TIPCS), siège social Avenue Mahmoud Bourguiba, Monastir 5000, Tunisie ; contact : Contact@tipcs.org. Conformément à la loi organique n° 2004-63, vous pouvez demander à être informé de l’usage de vos données, y accéder, les faire corriger, vous opposer à leur traitement et en demander la suppression, dans les limites prévues par cette loi, en écrivant à Contact@tipcs.org. Si notre réponse ne vous satisfait pas, vous pouvez saisir l’Instance nationale de protection des données personnelles (INPDP) : www.inpdp.nat.tn.

9. Fonds de l’étranger, protection des personnes, non-discrimination et conflits d’intérêts

Les fonds de l’étranger ne sont acceptés que de sources licites et identifiées, reçus sur le compte bancaire propre du TIPCS, inscrits dans sa comptabilité et divulgués comme l’exigent le décret-loi 2011-88 et la politique sur les sanctions et la diligence raisonnable. Le TIPCS refuse les fonds d’origine inconnue ou assortis de conditions nuisant à son indépendance. Les partenaires qui travaillent avec des personnes appliquent des normes de protection au moins aussi strictes que celles du TIPCS, n’impliquent jamais de mineurs dans les activités du TIPCS et ne discriminent pas. Toute personne ayant un intérêt personnel, financier ou politique chez un partenaire doit le déclarer et se retirer de la décision.

10. Fin du partenariat, plaintes et signalement

Le TIPCS peut suspendre ou mettre fin à un partenariat, par une décision motivée par écrit, si le partenaire manque à l’accord, figure sur une liste de sanctions, porte atteinte à l’indépendance ou à la réputation du TIPCS, ou méconnaît les règles de protection ou de données. La fin du partenariat met fin à tout usage des noms et logos, sous réserve des modalités de clôture de l’accord, et une note de clôture est classée. Les plaintes ou préoccupations concernant un partenariat sont adressées à Contact@tipcs.org ; pour les questions confidentielles, utiliser l’objet « CONFIDENTIAL – Concern ». Les lanceurs d’alerte sont protégés comme le prévoit la loi 2017-10, et la politique ratifiée sur le signalement et les plaintes s’applique.

11. Révision de la politique et gestion des versions

Le Conseil révise la présente politique au moins une fois par an. Chaque version porte un numéro et une date, et les versions remplacées sont archivées. Contact : Contact@tipcs.org.