Contexte et enjeu
Une association scientifique et caritative n’est crédible que par sa manière de décider. Au TIPCS, le Conseil d’administration se réunit une fois par an en réunion élective, et celle du mardi 26 octobre 2021 est la première que ce site consigne. Elle s’est tenue au Centre de conférences du TIPCS à Monastir, sous la bannière « Board of Directors, Annual Elective Meeting 2021 ».
La réunion s’est tenue avant la parution de l’avis d’enregistrement de l’association au Journal officiel (JORT n° 135, 15 novembre 2022). Le TIPCS la publie aujourd’hui pour que les membres, les partenaires et les bailleurs voient comment le Conseil s’est réuni et a voté au fil des ans, à raison d’une page par assemblée.
La salle et l’ouverture
Les photographies montrent une salle aménagée pour une séance de travail : tables couvertes de nappes blanches, bouteilles d’eau, ordinateurs portables et projecteur, et un écran de projection sur lequel apparaît la diapositive-titre de la réunion. Sur une image, un participant se tient près de l’écran et présente ; sur d’autres, les participants sont assis à leurs tables, certains prenant des notes.
Nous ne nommons aucun participant : ni les légendes ni la bannière n’en donnent, et la page est rédigée à partir de ce qui est visible.
Un participant présente près de l’écran de projection, qui affiche la diapositive-titre de la réunion.
Le vote : cartons levés et urne
Deux formes de vote sont visibles. Dans une première série, les participants, assis à plusieurs tables, lèvent des cartons de couleur pour un vote à main levée. Dans une seconde série, une urne transparente à couvercle rouge est présentée, inclinée vers l’objectif de sorte qu’elle paraît vide ; puis les participants préparent et remplissent des bulletins papier à leurs tables et, l’un après l’autre, les glissent dans l’urne, deux collègues se tenant à ses côtés.
Ce que les photographies ne disent pas, c’est l’objet de chaque vote, les candidatures et le résultat. Ces points relèvent du procès-verbal (voir plus bas).
Les participants lèvent des cartons de couleur pour un vote à main levée. 
Les bulletins sont glissés dans l’urne à couvercle rouge, deux participants se tenant à côté.
Le Conseil et la trace : ce qui est documenté
Documenté aujourd’hui : la date, le lieu, l’intitulé de la réunion (bannière et légende de l’album) et les photographies elles-mêmes, publiées sur la page Facebook du TIPCS le 8 novembre 2021. Tout le reste est à compléter à partir du procès-verbal, et nous ne devinons pas :
- ordre du jour : à compléter à partir du procès-verbal ;
- quorum et feuille de présence : à compléter à partir du procès-verbal ;
- postes soumis au vote, candidatures et résultats : à compléter à partir du procès-verbal ;
- composition du Conseil après le vote et noms : à compléter à partir du procès-verbal.
Ce que cela montre de la gouvernance du TIPCS
Quatre pratiques se lisent dans ces images. Un organe est réuni à un lieu et à une date précis. Il délibère autour de tables, avec un écran partagé. Il décide par le vote, avec des cartons levés et une urne qui paraît vide avant usage. Et il publie des photographies de la séance, une trace que chacun peut consulter.
La gouvernance, c’est aussi l’honnêteté sur les lacunes. Cette page n’affirme aucun résultat qu’elle ne peut prouver ; elle nomme les pièces encore à déposer et invite les membres à les demander.
Photo de groupe devant l’écran de projection affichant la diapositive de la réunion.
Questions, corrections et demandes de retrait
Les membres présents peuvent aider à compléter cette page. Corrections, questions sur la trace écrite ou demande de retrait d’une photographie où vous figurez sont à adresser à Contact@tipcs.org.
Cadre de gouvernance et cadre légal
Selon le décret-loi 2011-88 du 24 septembre 2011 relatif aux associations, l’assemblée générale est l’organe suprême de l’association. Ce qu’une assemblée décide doit pouvoir être prouvé, d’où l’importance des procès-verbaux, des feuilles de présence et des rapports.
Le même décret-loi fixe les pièces et publications qui découlent d’une assemblée : les modifications des statuts sont notifiées dans le mois et rendues publiques (art. 16) ; les conflits d’intérêts sont encadrés (art. 18) ; les comptes suivent le système comptable des entreprises (art. 39) et des registres sont tenus (art. 40) ; les financements étrangers sont publiés dans le mois de la décision ou de la réception et notifiés au Secrétaire général du Gouvernement (art. 41) ; les documents sont conservés dix ans (art. 42) ; et au-delà de 100 000 TND, un commissaire aux comptes est désigné par l’assemblée générale ordinaire pour trois ans, avec publication des états financiers et du rapport d’audit dans le mois de leur approbation (art. 43).
Les données personnelles relèvent de la loi organique 2004-63 : le TIPCS publie les photographies de personnes identifiables avec un canal de retrait (Contact@tipcs.org).
Où en est le TIPCS. Documenté : la réunion du 26 octobre 2021, son lieu et son intitulé, et 79 photographies publiées montrant le vote. Reste à déposer avec cette page : le procès-verbal, la feuille de présence, l’ordre du jour, les résultats du vote et les rapports présentés. Les règles statutaires de convocation, de quorum et de majorité sont à vérifier dans les statuts du TIPCS et, au besoin, par un avocat.
